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About the exchange

Le Rotary Youth Exchange Program? 

           The RotaryYouth Exchange Program?

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Salut! Comme je peux le deviner, certains d’entre vous n’ont aucune idée de ce qu’est le “Rotary Youth Exchange Program” (autrement dit le programme d’échange de jeunes du rotary)… Je vous donne l’explication tout de suite, mais avant de commencer, quelques notion du vocabulaire…:
  • YEP” est une abréviation de “Youth Exchange Program”.
  • Un “Inbound”  est un jeune  actuellement DANS son pays d’accueil.
  • Un “Outbound” est un jeune qui va partir mais qui est encore dans son pays (donc HORS de son pays d’accueil)
  • Un “Rebound” est un jeune revenu dans son pays depuis un an.
  • Un “District” est l’équivalent du Rotary pour une région ou un état au Etats-Unis.
  • Un(e) “Chairman/Chairwoman” est le coordinateur du YEP dans son District.
  • Un “YEO” est un Youth Exchange Officer (qui aide les jeunes avec leurs dossiers et leur donne des infos).
Donc! Le YEP est un des programmes du “Rotary Club” (une organisation internationale de paix) pour les jeunes. Le principe est simple: des jeunes de 15 à 18 ans  partent pendant un an dans un pays (qu’il ont choisi au préalable) pour en découvrir le territoire et la culture. C’est un moyen de découvrir une partie du monde et donc de revenir pour certains plus mature, d’autres  plus ouvert d’esprit et dans tout les cas avec un bagage culturel énorme. C’est d’autant plus une chance extraordinaire, qu’en plus de tout cela, on se retrouve avec d’autres jeunes d’échanges qui viennent d’autres pays que le nôtre et que le voyage est moins cher qu’avec un organisme  privée, puisque le Rotary nous parraine. Cependant, si toi tu pars, cela veux aussi dire que tes parents vont héberger un inbound pendant son séjour en France! Il faut donc que ce soit une décision commune avec ta famille.
Bon, la procédure pour être parrainer, est, au contraire, un peu plus compliquée. Je parle de mon vécu, donc de la procédure française (elle peut être un poil différente de celle d’autres pays) mais si j’avais à résumer le tout: papiers, papiers, signatures, papiers, emails. (Oui oui, emails. J’ai sauvegarder tous mes emails du Rotary, et j’en ai plus d’une centaine maintenant!). Pour les curieux, je vais être plus spécifique:
  • Septembre: Tu as l’obligation d’aller à une réunion d’information du Rotary sur le YEP. Elle est à l’échelle du district et vise de te mettre au courant du nombre de places par pays cette année là (oui, c’est un programme d’échange, donc pour aller dans un pays, tu as besoin qu’un jeunes de ce pays parte également) et de toutes les autres infos dont tu auras besoin pour soumettre une demande à un club. Ha oui, les clubs. La procédure est à plusieurs échelles: pour soumettre une demande au district, tu as besoin d’être parrainer par un club. Mais tu peux être parrainer par un club et ne pas partir par manque de places! Car oui, il y a plus de demandeurs que de place. Ce qui signifie? Classement!
  • Octobre/Novembre: Tu vas devoir remplir  un “pré-dossier” sur internet (avec des infos de bases sur toi et ta famille ainsi que 5 pays où tu voudrais aller, classés par ordre de préférence). Tu vas aussi être convié (ainsi que tous les autres demandeurs du district) à passer une interview de 15mn. Durant ce laps de temps, un “comité” du Rotary (de 4-5 personnes) va te poser des questions sur tes motivations, ta famille, tes activités, tes connaissances du Rotary…). Tu devras ensuite attendre une réponse du Rotary…
  • Décembre: A la suite de ces interviews,le district va établir un classement de tous les jeunes demandeurs et leur attribuer (ou pas) leur pays d’accueil. Par exemple, si tu es classé 15ème, mais que le cota de places de ton premier choix (de pays) est déjà atteint, on t’enverra dans ton deuxième choix. Il en va ainsi de suite jusqu’a ce qu’il n’y ai plus de places.
  • Janvier: C’est aux alentours de début janvier que tu reçois l’appel fatidique: Es-tu pris? Si oui dans quel pays?! Personnellement, j’ai reçu ce coup de fil dans un cinema, juste avant une projection de Star Wars 7. J’ai alors appris que (1)j’étais prise (2) aux Etats-Unis!! (mon premier choix). Imaginez bien que ce fut l’un des meilleurs films de ma vie et que je me suis précipité ensuite sur mon carnet d’adresse pour partager ma grande (immense) euphorie avec eux.
  • Février: Haaaa! L’heure du dossier, le vrai de vrai! Bon ce n’est pas si terrible que ça, mais il faut s’y mettre un bon coup. Il est demandé beaucoup de certificats (Aptitudes, language, vaccins…) et il faut s’y retrouver avec toutes les pages du dossiers à mettre dans l’ordre! Mais heureusement les autres jeunes parrainés par le même club que toi vont pouvoir t’aider. La date limite du dossier est généralement vers mi-février, voir avant!
  • Mars/Avril/May: C’est durant cette période que tu es généralement mis en relation (plus ou moins tard) avec ton club d’accueil, ta famille d’accueil et même parfois ton lycée d’accueil! Ce sont des nouvelles géniales, qui vont pousser ton impatience jusqu’a ses limites (crois moi, on devient tous pratiquement fous.). Et tu rencontre également les autres jeunes qui partent à divers occasions où vous pourrez partager des infos et surtout des fous rires.
  • Juin/ Juillet: Le Visa, l’assurance, le billet d’avion… c’est à cette période que l’on finalise le projet. Tu vas commencer à vraiment échanger avec ta famille et sur son mode de vie, et le temps qui te sépare de ton départ sera de plus en plus long (enfin, c’est comme ça qu’on le ressens, crois moi).
  • Août:  ET tadam! Les départs se succèdent entre tous les jeunes du district et chacun partage ses nouvelles impressions dans son pays d’accueil! Bref, c’est incroyable et on t’en met pleins les yeux!
Bon, j’en ai déjà dit un max sur le YEP, et j’en ai certainement oublié la moitié… Mais si tu es intéressé et que tu as besoin de plus d’infos, tu peux me contacter ou alors aller sur le site de l’échange (ici). Ou tu peux aussi également aller voir d’autres blog de jeunes qui partent avec le Rotary, on est pleins a faire des blogs!

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Hi! As I can guess, some of you have no idea of what is the Rotary Youth Exchange Program (YEP)… Here the explanation! Before I start to explain anything, you must know some vocabulary! :
  • YEP is the diminutive of  “Youth Exchange Program”
  • An Inbound is an exchange student IN his host country (like me. Soon.)
  • An “Outbound is an exchange student OUT of his host country (so at his home before or after his exchange year).
  • A Rebound is an exchange student back at his home for one year.
  • A “District” is the Rotary equivalent for a region/area (in France) or a state (in USA).
  • A “chairman/woman is the coordinator of the YEP in his District.
  • A “YEO” is a Youth Exchange Officer (who could and will help you with your file and give you all the informations).
So! The YEP is one of the programs of the Rotary Club (an international organization of peace) for youth. The principle is simple: You, a teenager of 15-18 years old, are going into an unknown country to discover it and its culture (food, scholar system, people…). It is a way to discover the world and so becoming more mature and/or more open-mind! It is a real and extraordinary chance, because, more than that, you’re also with other exchange students who are coming from different countries than yours!  The Rotary club is sponsoring you, and so the trip is also less expensive than with a private organization.
The process to “be sponsored”  is, on the contrary, a little bit more complicated. I’m talking about the French process  (so that could be different in other country) but if I’ve got to summarize: a lot of papers, a lot of signatures, a lot of emails! (I’ve saved all my “Rotary” emails and I’ve got more than 100!). To be more specific:
  • September: You’re going to a Rotary briefing, which takes place in every district, where they explain you the whole YEP process, where you meet some outbounds, inbounds and rebounds (they share their experiences with you, and it’s amazing) and where you are being in touch with the Rotary club nearest from your home. If you’re more than 2 or 3 to ask for being sponsored at the same club, the club will organized interviews in purpose to establish who is going to be able to be sponsored (because before having the confirmation that you’re being sponsored, you have to have a place in a country… and sadly there are more teenagers than places!).
  • October/November: Usually, at this period of the year, you’re spending a lot of time to… wait news. (It could be long. And I’m talking about experience!) And you also have to complete a “pre-file” on internet (about 3 pages), about you, your life, your qualities… Approximatively, about why they should sponsored you! And you have to choose  and class by preference order,  5 countries you like and you wish having the opportunity to discover the culture of.
  • December: It is the first important day! You’re going to be interviewed by 4-5 people from the Rotary during 15 minutes, and you’re going to convince them to sponsored you and so to give you a place in one of the country you chose! They’re going to ask you questions (like: Why would you go there? What are your 5 countries? What kind of relationship you have with your friends? What are your activities?…). All the teenagers who want to be sponsored by their club (and so the district) are interviewed that day (it is an occasion to make you some good friends).
  • January: It’s during the “Christmas period” that you’ll have the answers to the BIG question: “Have you a “place” in a country or not?” And if “yes”, “What is the country?!” Take me for example: first, waiting 3 weeks is too much. I almost became completely crazy! And finally, when I’ve received a call of my YEO and that he said: 1) That I have a place, and 2) that I was going TO THE USA (my first choice), I was the happiest girl on earth. (Moreover, I received the call in a cinema, just before watch “Star Wars 7”, and as you can guess, it has been one of my favorite movie ever!). But don’t enjoy it too fast… Come the time for the REAL file. I mean, pages and pages and pages!
  • February: The “limit day” to finish your file is around February -I was a little bit (ok, most of the time) stressed- But actually, even after “finish” the file, you have to complete others forms and papers so…The days after the “limit” are.. just a kind of ‘spare time”, you know. But, don’t worry, it is not as terrible as it seems to be!
  • March/April/May: During these three months, you just…wait. Because actually, it is your host club (your Rotary club in your host country) who is in charged to complete all the forms you need to ask a Visa. But the time it takes (to sending back these forms to you) is actually depending of the countries… But be sure to have the opportunity of asking a Visa before the beginning of June!
  • June/July: During these two months, all the exchange students are finishing their files and Visa process. It is also the time where you really start to know the others exchange students of your district, because you meet them at some occasions, and it’s amazing. There’s also a lot of Facebook group of Exchange Student, and that can be very helpful! Furthermore, there are some (lucky) students who have the chance to leave their home country in July!
  • August: And here we are!! August and the departures of all Rotary exchange students! That’s a very happy time and we are all very (madly) impatient and excited! The first students who arrive in their host country tell to others their new experiences and that’s amazing.
Well, I think I’ve already told you a lot about the exchange and I know that I’ve forgot a lot too, but if you are interested by the exchange and that you need more informations, you can contact me or look at the exchange website! (here).
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